Tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định: Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Đồng thời, tại điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định như sau: Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

- Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực để phát hành văn bản chứng thực và chuyển vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc chuyển vào thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Để chủ động khi yêu cầu giải quyết việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại cơ quan thực hiện chứng thực, người dân, doanh nghiệp có thể đặt trước lịch hẹn trên Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn bằng cách thực hiện các bước sau: sử dụng tài khoản cá nhân để đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia. Chọn mục “Dịch vụ công nổi bật”. Chọn tiếp mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận” hoặc “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận” tương ứng với từng loại bản chính giấy tờ, văn bản. Sau đó lựa chọn cơ quan yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và cài đặt lịch hẹn phù hợp với mình. Trường hợp cơ quan chứng thực không thể sắp xếp giải quyết theo lịch hẹn sẽ có thông báo thay đổi thời gian hẹn về cho cá nhân thông qua tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và số điện thoại đã đăng ký.

Đồng thời, để bảo đảm quyền lợi của tổ chức, cá nhân khi thực hiện dịch vụ công chứng thực bản sao điện tử, Nghị định 45/2020/NĐ-CP cũng quy định bản sao điện tử sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền chứng thực sẽ được gửi vào kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Như vậy, theo quy định  hiện hành thì bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác và có thể sử dụng nhiều lần (nếu giấy tờ chứng thực còn giá trị sử dụng). Với quy định này người dân, doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng bản sao này để thực hiện các dịch vụ công trực tuyến đã được cung cấp trên môi trường điện tử. Vì vậy, lợi ích lớn nhất mà nó mang lại đó chính là loại bỏ được tình trạng phải nộp bản sao chứng thực (hoặc phải xuất trình bản chính để xác minh hồ sơ) khi thực hiện thủ tục hành chính.

Việc sử dụng bản sao điện tử có nhiều tiện ích, không chỉ đối với tổ chức, cá nhân mà còn với cả cơ quan nhà nước và đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan hành chính làm nhiệm vụ chứng thực.

Chứng thực điện tử là giải pháp góp phần tiết kiệm nhiều hơn nữa về thời gian, công sức, chi phí giao dịch, qua đó đem lại sự tiện lợi, hài lòng cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện các TTHC.